详细介绍

目  录

 1．公文处理管理制度

 2．会议管理制度

 3.档案管理制度

 4.印章管理办法

 5.新闻宣传管理制度

 6.新闻信息收集细则

 7.图片收集细则

 8.车辆管理办法

 9.车辆燃油费用管理规定

10.办公用品管理细则

11.职务消费管理规定

12.审批权限管理规定 

1．公文处理管理制度 

第一章 总则

第一条  为进一步规范文旅集团公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），结合公司实际，特制定本制度。

第二条  本制度适用于文旅集团公文处理工作。各下属公司可依据本制度制定细则。

第三条  集团公司办公室是集团公司公文处理的管理机构，负责集团公司公文的处理工作并指导集团公司各部门、各下属公司的公文处理工作。各下属公司办公室/综合管理部负责各自公司的公文管理。

第四条  集团公司的各类公文由集团公司办公室统一收发、初审、分办、流转、用印、归档或销毁。

第五条  集团公司各部门负责人和各下属公司负责人应当高度重视公文处理工作，指定专职（或兼职）负责本单位日常公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，逐步规范改善本单位公文处理水平，努力提高工作效率和质量。

第二章  公文种类

第六条  《党政机关公文处理工作条例》规定，公文的主要种类有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

集团公司各部门要结合工作实际，正确使用公文文种。

第三章 公文行文规则

第七条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第八条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过上级机关。

第九条  集团公司内设机构除办公室外，各部门一般不得以“文件”形式对外正式行文。

第十条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，但不抄送下级机关。

（二）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得越级以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（三）向上级机关请示问题，要用“请示”文种。不应当在“报告”、“意见”等非请示公文中夹带请示事项。

请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。

属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十一条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的分管领导或直接上级机关。

（二）集团公司各部门在职权范围内的事务，可依据部门职权相互行文和向全集团行文，但不得以部门名义发布重大政策性、指令性公文。须经集团行政审批的事项，经集团领导同意也可以由部门行文，文中应当注明“经……同意”。部门可联合行文，但应当明确主办部门。部门之间对有关问题未经协商一致，不得向下行文。

第十二条  同级部门、单位或公司在商洽工作、询问和答复问题、审批事项时，应当使用“函”的形式。

第四章  公文格式

第十三条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，分为版头、主体、版记三部分。

（一）版头部分

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字顶格编排在版心内左上角第一行。

2.秘密等级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

“绝密”指泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的重要国家秘密；“机密”指泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害的重要国家秘密；“秘密”指泄露会使国家的安全和利益遭受损害的一般国家秘密，及泄露会使集团公司安全和利益遭受损害的秘密。

保密期限在1年及1年以上的，以年计；保密期限在1年以下的，以月计。凡未标明或未通知保密期限的，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

公司决议类涉密文件应当标明份号和“秘密”，其他公文一般可不使用。             

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

“特提”指十分紧急，当天必须办理；“特急”指3天内必须办理；“加急”指5天内必须办理；“平急”指10天内必须办理。急件公文若未标注时限按平急办理。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（“函”除外），也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。

5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

公司级公文文号样式为“文旅集团〔20××〕×号”、“文旅集团函〔20××〕×号” 、“文旅集团联字〔20××〕×号”、“文旅集团董决字〔20××〕×号”等；部门公文文号样式为“文旅集团办字〔20××〕×号”、“文旅集团人字〔20××〕×号”等。

集团公司各部门、各下属公司的发文字号应严格按下表执行，不得自行更改：

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（二）主体部分

1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。单位内部行文时，标题中的发文机关名称可省略。

2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

5.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。联合行文原则上由主办机关负责人最后签发。

7.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和会议纪要、电报可以不加盖印章。

8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和联系电话。

9.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（三）版记部分

1.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类机关统称。

2.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

3.页码。公文页数的顺序号。

第十四条  集团公司公文各要素的标注规则，除本办法另有规定的以外，均按《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）执行。

第十五条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）执行。

第十六条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第五章  发文办理

第十七条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、部门负责人审核、分管领导审核、办公室复核、办公室分管领导审核（必要时相关分管领导会签）、总经理审核、董事长签发、办公室编号、校对、用印、分发、归档等流程。

第十八条  公文起草应该做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（五）行文关系是指发文机关与收文机关之间的关系。公文根据行文方向分为上行文、平行文、下行文三种。

1.上行文：下级机关向所属上级机关呈送的公文。如请示、报告等。

2.平行文：平行或不相隶属的机关之间送交的公文。如函等。

3.下行文：上级机关向所属下级机关的发文。如通知、通报、决定、批复等。

4、通知以下行文为主，但有时也作平行文发给不相隶属的机关；作为平行文的函，偶尔也用于上下级之间询答或联系一般事宜；意见、纪要在不同场合行文方向也不同。

（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（八）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十一）涉密公文的拟制，应按照国家有关保密规定，尽量减少悉知人员，草拟中的过程稿应视同成文稿同等密级管理，并标定相同的密级。

（十二）公文拟制中一般不得引用中央领导同志未公开发表的内部讲话；不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文的依据。

（十三）非来文办件类公文，在起草公文前，拟稿部门（公司）负责人（或分管领导）应主动与主送单位进行有关协调沟通，尽量确保外发公文的实效。

第十九条  各部门拟写集团公文，应当通过《发文流程单》经本部门负责人、本部门分管领导审核确认后，发集团办公室核稿。拟文单位应及时将待批公文的电子件转办公室负责公文审核的人员核稿及排版，办公室审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文根据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合集团及有关部门的政策或规定；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及相关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）是否经过必要的会签，是否需要定密。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关规定。

第二十条  经审核不能发文的公文文稿应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送办公室复核。

第二十一条  公文签发

（一）以集团名义上报、下发的公文，经分管领导、总经理审核后，由董事长签发。签发公文，应明确签署意见，圈阅视为同意。

（二）公文呈报领导签批时，应将有关附件和相关文件材料一并附后。

（三）公文一经领导签发即为定稿，不得再改动，特殊情况需作修改时，须由主办部门负责人审核并经签发人同意后方可改动。

（四）集团各单位应提前草拟、及时流转公文，并尽量确保拟文质量，发集团办公室审核公文及呈送集团领导审批公文，应当给领导留出研究、决策时间。

第二十二条  公文复核、缮印

（一）已签批的公文由办公室按集团公司公文格式编排正式文件并认真校对。

拟文单位应及时将签批公文的电子件转办公室负责编号用印的人员，具体由办公室编印人员负责编号、校对及最终定稿打印正式文件。

（二）缮印正式文件以签批件原稿为依据，不得改动。如必须对文稿进行实质性修改时，应按程序报办公室负责人审批，重大改动需经签发人同意。

（三）缮印公文，必须符合公文规定格式，版头鲜明，套印准确，排列整齐，字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，份数准确，双面印刷，左侧装订。应当正确使用集团公文格式。

（四）公文标题的排列，应整齐、美观、醒目、做到词义完整、排列对称、间距恰当。行字数不多时排一行，字数较多时可排两行或多行，呈梯形、菱形等。排列时应避免将两个或两个以上的字组成的词或词组拆开分置在两行首尾的“切词”现象。

（五）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应进行行间距、字间距调整，不再使用“此页无正文”的方法解决。以集团公司名义制发的公文、会议纪要，由集团公司办公室统一编排发文字号后印发；集团各部门制发的公文，依据管理权限，由各部门按照本办法要求，自行编排发文字号后印发。

第二十三条  公文用印

（一）加盖印章要规范，印章位置应端正、居中，上距正文1行之内，下压成文日期，骑年盖月。

（二）公文加盖印章的份数应与原稿件标注印刷的份数一致，多余份数不予加盖印章；主办部门如需增加公文印数，须提出意见后报集团公司办公室负责人同意。

（三）已经公司董事长签批的公文，凭《发文流程单》可直接用印，其他用印应填写《印章使用申请表》经流程审批后方可用印。使用公司印章应如实填写《印章使用登记表》。

第二十四条  公文发送

（一）公文印制完成后，承办部门应及时到集团公司办公室领取，加盖集团公司印章后，自行负责送发、跟办。对于外发请示（待复）类公文，由办公室编印人员负责填写《外发请示文件跟踪登记表》，明确承办跟踪责任。

（二）集团内部普发性公文，由发文部门根据发放范围自行分发电子件，并通过集团公司公告栏张贴公开纸质件（一般不另外打印内部普发性公文的纸质件分发各部门、各公司，除非必要）。

集团内部普发性公文公告栏张贴公开期为5个工作日，公开期结束后由发文部门及时收回原稿、归档。

（三）涉密公文应按保密规定，应通过机要收发人员进行传递，专人保管。

第六章  收文办理

第二十五条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。集团各部门要认真跟踪待办公文，根据分发范围及时传阅或签署批办意见及做好承办、传阅、催办工作。

（一）签收登记。凡上级机关、外单位发送给集团公司的公文、传真、信函，统一由办公室拆封、编号、登记，填写《外来文件流转/发放登记表》，对带有时间节点或明确工作任务的重要公文的主要信息和办理情况进行记载。集团公司各部门收到上级机关发给集团公司的公文，如需集团领导批阅，或需跨部门阅知或办理，均须统一送办公室收文，后按程序办理；如属本部门、本公司可直接办理或阅知的一般例行性业务公文，可自行收文办理。

（二）初审。办公室收到交由集团公司办理的公文，应当进行初审。外来文初审重点：是否应当由集团公司办理，应由哪个部门或公司主办、协办；对阅知性的文件根据文件的内容、要求和工作需要确定范围并报经公司领导批示后传阅，办公室负责发送有关部门或有关人员阅办并负责催办，圈阅视为阅知。对于批办性公文，办公室应当提出拟办意见报公司领导批示或转有关部门办理；需要2个以上部门办理的文件，由办公室协调明确主办部门并负责催办。内外发文初审重点：是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。

具体初审拟办或申报部门须在《收文处理单》、《发文流程单》和《内部文件呈批单》上做拟办或申报意见。

（三）流转。公司所有公文均采用对应的表单依审批流程流转，一般不在公文上直接签批（特急情况除外）。公司所有外来收文均采用《收文处理单》流转，内外发文统一采用《发文流程单》流转，合同类文件及附件采用《合同审批单》， 公司内部请示、计划、报告、说明等文件采用《内部文件呈批单》。涉及大额资金使用预算的采用《预算类文件审批单》（大额资金指5000元以上，如组织活动、改造工程或办理其它事项等预算；5000元及以下采用《内部文件呈批单》）。

办公室流转节点以办公室接收到各单位的待批公文办件为起点，负责办公室公文审核和行政领导、公司总经理/董事长的审批流转，以公司总经理/董事长签批件转交至承办部门、分管领导为流转终点。一般文件应在2个工作日内走完办公室流转，重要文件应在当天流转完毕，紧急事项可先电话向公司领导汇报，事后补办流转流程。

各单位根据公文类别负责选用对应表单，并发起流转。

体门一HU  （四）承办。各承办部门收到公司领导签批件或交办的公文后，非紧急公文应当在3个工作日之内进行办理或提出具体意见报集团领导审批，不得延误、推诿。紧急公文主办部门应根据办理时限要求第一时间办理。如不能在规定期限内办理完毕，应向交办部门说明理由，必要时要向来文单位说明情况。对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应当及时退回相关领导或交办部门并说明理由。

（五）传阅跟踪。承办部门应根据集团领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。公文发起部门应当及时掌握公文去向，自觉跟踪公文在公司内部流转及办理情况，不得漏传、误传和延误。

（六）催办。办公室应及时了解掌握公文的重要时间节点和办理进展情况，督促承办部门按期办结，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（七）答复。公文的办理结果，承办部门应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（八）归档。收文文件归档遵循“谁发起、谁归档”的原则，各部门承办应在承办事项完成之日5个工作日之内向发起部门提交公文原件、流转件、对应承办件等全部文件档案。

第二十六条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第七章  公文归档

第二十七条  公文办结后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》和其他有关规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十八条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整，能真实反映集团的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十九条  收文由发起部门存档，办件要将收文和办理结果一起存放。多个部门办理的收文，由主办部门存档，其他部门保存附件或其他形式的公文副本。

第三十条  集团公文由办公室负责存档，部门公文由发文部门存档。联合行文由主办部门存档，其他部门保存附件或其他形式的公文副本。 

第八章  公文管理

第三十一条  集团公文由办公室统一管理，部门公文由各部门统一管理。办公室将依据相关规定加强对集团公文处理工作的领导和检查。

第三十二条  上级机关的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，下一级机关经负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻印前，应当进行登记，注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印文件视同原文件保存和管理。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，并视同正式文件妥善保管。

第三十三条  公开发布集团公文，须进行保密审查并经董事长、总经理或办公室主任批准。经批准公开发布的公文同正式印发的公文具有同等效力。

第三十四条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十五条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别，可以销毁。销毁秘密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，保证不丢失、不漏销，同时应当到指定场所并由二人以上监销。任何个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条  部门合并时，全部公文应当随之合并。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团档案室。工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，并将经手办理的电子公文办结归档，未按要求完成归档工作的人员，相关部门不得为其办理离岗签字手续。新设立部门和部门分立，有关部门应当按照职能分工办理公文移交。

第九章  电子公文

第三十七条  电子公文是指在集团办公系统中形成的具有规范格式公文的电子数据。集团制发的内部普发性电子公文在集团内部具有与纸质公文同等的行政效力（遇有不一致的，以该电子公文对应的盖章纸质件为准），可以作为集团内部处理公务的依据。

第三十八条    集团各部门工作人员可通过QQ系统流转一般文件，但禁止流转公司决议类涉密公文，必须严格执行公司有关保密规定，确保涉密公文的安全。

第三十九条  集团电子公文形成后，应当按照相关规定，及时将电子公文归档，各单位办公室应及时并定期将电子公文数据进行备份，并实行“异地异质”保存。

第十章  附则

第四十条  本制度所称的“集团各单位”，指集团公司各部门、各下属公司。

第四十一条  本制度自下发之日起施行。原《文旅集团公文处理管理制度》废止。

第四十二条  本制度由集团公司办公室负责解释。

附件：1.文旅集团及各下属企业简称

      2.文旅集团常用公文流转表单名录及使用范围

3.文旅集团常用公文格式模板

4.文旅集团公文流转常用表单

2．会议管理制度

1  目的

规范会议管理，提高会议质量，降低会议成本。

2  适用范围

适用于儋州集团公司会议管理。

3  定义

无

4  职责

4.1 集团办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

4.2 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

5  工作程序

5.1 会议分类：定期会议和非定期会议。

5.1.1 定期会议

5.1.2 非定期会议

5.2会议准备

5.2.1会议通知的提拟

5.2.1.1由集团董事长、总经理或分管副总经理召集的会议由办公室提拟；相关部门召开的会议由相关部门提拟；管理评审会议由集团安全与经营管理部提拟。

5.2.1.2遇同时需要举办多场会议时会议室安排遵循小会服从大会，局部服从整体，非定期会议服从定期会议的原则。

5.2.2会议的通知

5.2.2.1由集团董事长、总经理或分管副总经理召集的会议由办公室负责通知；相关部门召开的会议由相关部门通知，项目研讨会、专题会议需邀请外部专家的由相关责任部门负责通知，集团办公室协助。

5.2.2.2公司内部会议应至少提前半天通知与会人员，涉及公司外部人员参加的会议，应至少提前1天发出会议通知。

5.2.2.3会议通知形式一般为电话通知。如需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以书面形式通知。

5.2.3会议预算

5.2.3.1公司级会议，如会务费用超过1000元的，主办部门须在会议召开前报批费用计划，依据审批的会务费用计划到财务部预支会议经费，并严格按计划支出各项费用；

5.2.3.2其他会议发生会务费用超过1000元的，须在会议召开之前报批费用计划，依据审批的会务费用计划由会议召集部门到财务部预支会议经费，并严格按计划支出各项费用。

5.3会务现场服务

5.3.1公司级会议由办公室负责做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

5.3.2各部门使用(含周末等非上班时间使用)会议室或需要办公室协助做好各类会务服务时，在不与公司级会议或已审定会场的会议冲突的前提下，应提前1天填写《会议室使用申请单》报集团办公室（特别紧急时可由申请部门负责人直接与集团办公室负责人协调后确认），并自行布置会场，集团办公室协助。

5.3.3申请部门负责会议文件资料的准备，含签到表、议程、会议用文件版及电子版材料等；任何时间使用集团会议室若不需要办公室提供会务服务，申请部门应在会后自行清理会场，并将所有物品收回并交集团办公室相关人员。如周末等非上班时间需办公室人员进行会务服务，应特别注明并经集团办公室负责人确认。

5.3.4集团各部门例会等非集团层级的会议原则上办公室不派人员提供会务服务，在集团本部上班的人员参会时自带茶水、纸笔。

5.4会议记录

5.4.1集团层级会议原则上由办公室负责人指定专人做会议记录，集团领导另有指定的，服从集团领导指定。

5.4.3相关部门组织召开的专题会议、项目研讨会由相关部门领导指定人员负责会议记录。

5.4.4各部门应指定会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

5.4.5会议记录原则上遵照“谁召集，谁记录”的原则，主持人也可根据本原则或考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

5.4.6会议记录员应遵守以下规定：

5.4.6.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，并整理形成会议纪要。

5.4.6.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

5.4.6.3会议纪要应在会议结束三天内完成，会议纪要原则上须呈报会议主持人审核签名，会议主持人因故无法及时审核的，应将会议纪要备案以备补签。

5.4.6.4会议纪要发放范围由主持人确定。公司级各类会议的会议纪要由办公室归档、保管。部门负责组织的各类研讨会或涉及公司外部人员参加的会议纪要及参会人员签到单（包括参会人员姓名、单位、联系方式等）由该部门存档。

5.4.6.5 会议记录及会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司行政管理制度和保密制度的有关规定执行。

5.4.7 会议纪要的发放

5.4.7.1董事长办公会会议纪要经各参会人员签字确认后存档。

5.4.7.2 集团总经理办公会、企务公开大会会议纪经集团领导审定后后，由董事长秘书发放电子版至参会人员，其它会议由会议主持人指定人员发送会议纪要至相关人员。

5.5会场纪律                         

5.5.1主持人须遵守以下规定：

5.5.1.1会议组织方应不迟于会前30分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

5.5.1.2 主持人一般应于会议开始后将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标及应注意的问题等进行必要说明。

5.5.1.3 会议进行中，主持人应根据实际情况，对议程进行适时、必要的控制，会议总时长原则上应控制在1小时内，并有权限定发言时间和终止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进。

5.5.1.4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5.5.2.5 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

5.5.2 与会人须遵守以下规定：

5.5.2.1 准时到会，并在《会议签到表》上签到。

5.5.2.2 会议发言应言简意赅，紧扣议题，遵循会议主持人对议程控制的要求。

5.5.2.3属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5.5.2.4 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或设置手机呼叫转移，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

5.5.2.5 做好本人的会议纪录。

5.5.2.6参会人员因特殊原因不能按时参加会议时，必须提前4小时以上向会议主持人提出申请，经其同意后方可缺席，但事后必须认真阅读会议纪要，学习、领会会议精神。

5.5.2.7 会议结束后，自觉将桌椅归位，收拾会场，保持会场原有的状态。

5.6 公司周例会、专题会议原则上应控制在2小时以内。

6  相关文件

无

7        记录

7.1会议室使用申请表

 3.档案管理制度

1  目的

为加强公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

2  适用范围

本办法适合集团公司及下属企业的档案管理工作。

3  定义

档案是反映公司主要职能活动和历史原貌的原始记录，是公司在文化旅游规划、建设、经营工作中形成的各种形式和载体的原始记录材料,包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。

4  职责

4.1 集团办公室负责贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、指示和规定，并制定与档案管理有关的规章制度；

4.2 办公室做好公司档案的收集、整理、鉴定、编目、保管工作；
4.3 办公室指导与监督各下属企业档案的收集、整理、保管工作；督促各部门及下属企业定期将整理好档案资料移交集团档案室，并办好交接手续；
4.4 档案保管员编制档案各种检索工具，方便档案提供、利用、借阅工作；

4.5 档案保管员维护档案的齐全与完整，做好安全防范工作；

4.6 档案保管员严格执行档案保密制度，不得泄露集团公司机密。
5  工作程序

5.1 档案是反映公司主要职能活动和历史原貌的原始记录，是公司宝贵的信息财富，档案管理工作是公司发展一项长期基础性工作；

5.2 公司要把档案工作纳入本公司的发展计划中，对档案管理工作从机构、人员、设备等方面给予支持。

5.3 机构设置与管理原则：

5.3.1 集团公司设立档案室，配备专职档案管理人员，负责集团公司档案工作。集团各部门指定专人负责档案收集管理工作，并定期将收到外来文与办理完毕的文件向档案室移交。原件存档案室，各部门可根据需要留复印件。下属公司管理好本公司的档案，但涉及到集团公司利益或其它重要文件需移交集团档案室存档；

5.3.2 公司的档案管理实行统一领导和分级管理的原则，统一领导即公司档案由集团总经办档案室实行统一领导管理，并制定统一档案管理制度，对集团各部门及下属公司的档案工作有指导、监督和检查职责。分级管理即集团各部门及下属公司做好本部门或本公司的档案管理工作。

5.4 归档文件整理

归档文件的整理分为：归档文件的收集、价值鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒八个环节.

5.4.1 文件材料的收集

公司在文化旅游规划、建设、经营管理活动中形成具有现实和长远查考价值的的文件材料（文字、电子文件、声像、实物），均需保存。收集文件须是生效文件、内容收集齐全完整、字迹、用纸符合归档要求。文件未整理归档时，对收集的文件进行登记，填写《文件收集登记表》。

5.4.2 文件材料的归档范围：

5.4.2.1 凡是公司在文化旅游规划、建设、经营管理活动中形成的，有查考利用价值的各种文字、图表、电子文件、声像等材料均需要归档；档案归档范围包括文书档案、电子档案、声像档案、实物档案。

5.4.2.2 文书档案指在行政管理事务活动中形成的，包括文字材料、会计档案、基建档案。

5.4.2.3 电子档案指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档范围参照文书档案的归档范围。

5.4.2.4 声像档案指映公司重要活动、大事件的照片、录音、录像等材料；上级机关领导和著名人物视察公司工作的重要声像资料；公司组织或参加的重大文体活动、公务活动的照片、录音、录像。

5.4.2.5 实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、奖品、荣誉证书、公司各种执照证书原件。

5.4.3 归档时间与归档要求：

5.4.3.1 按年度归档，对一般文件通常按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件整理归档；
5.4.3.2 按活动结束时间归档，通常在一项科技、生产活动结束后归档，对一些重大专项活动中形成的文件也采用这种方法；
5.4.3.3 按工作阶段归档，对于形成周期过长，程序明显的工程项目，因文件数量庞大，通常可按各项的工作阶段将其接收归档；
5.4.3.4 随时归档，对于从外单位收集来或出国考察文件、出去开会所形成的文件等，为避免丢失，通常采取随时归档的方法。

5.4.3.5 在工作中产生的电子文件应随时在网上归档并做好备份；并应定期将的电子文件拷贝至光盘，按年度归档,声像档案资料应在形成后一个月内收集归档；

5.4.3.6 归档的文件材料，应遵循自然形成的规律，保持文件间的历史联系；

5.4.3.7 归档的文件材料必须种类齐全、内容完整；

5.4.3.8 归档的文件材料必须准确地反映公司在旅游规划、建设、经营工作中形成的真实内容和历史过程；

5.4.4 文件材料的价值鉴定：

对收集的文件材料需进一步的筛选、鉴定，去掉没有保存价值的文件，对有保存价值的文件材料留下来，根据它们的作用确定其保管期限。根据国家档案局新颁布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案保管期限分为永久、定期二种。永久保存期限为五十年以上，定期一般分为30年、10年。

5.4.4.1 反映公司主要职能活动，对国家和公司具有长远的利用价值的档案，应为永久保存。

5.4.4.1.1 公司组建、机构设置、职能变更、重要人事任免材料----永久；

5.4.4.1.2 公司制定的长远发展目标、经营方向、章程、规章制度----永久；

5.4.4.1.3 公司编写的大事记、年鉴、组织沿革---永久；

5.4.4.1.4 公司年度工作总结、年度工作计划---永久；

5.4.4.1.5 公司董事会、集团例会重要的会议纪录、纪要、决定---永久；

5.4.5.1.6 职工考核、录用、转正、聘任、调资、职称评审、辞职、离退体、死亡、抚恤等文件---永久；

5.4.4.1.7 公司党、团、工会重要会议纪录、工作报告、总结、换届结果、党团员、工会会员名册，批准入团、入党的文件材料---永久

5.4.4.1.8 上级机关下发属于公司主管业务并要贯彻执行的重要文件---永久；

5.4.4.1.9 公司对外制发的重要请示、报告、汇报及下属企业报送的重要材料---永久；

5.4.4.1.10 省市级以上领导考察公司发表的重要进话、批示及本公司汇报材料---永久；

5.4.4.1.11 公司领导出国考察或参加国际外事活动的材料---永久；

5.4.4.1.12 市级以上评先进的、受到警告处分以上的材料---永久；

5.4.4.1.13 具有20年（含）以上证件，如许可证、土地证、房产证、荣誉证书---永久；

5.4.4.1.14 公司主办重大活动产生的文件、新闻报道、照片、录像带、录音、光盘---永久；

5.4.4.1.15公司各工程项目的工程合同、协议书—---永久。

5.4.4.2 在一定的时间内对公司有参考利用价值的档案，列为定期（30年或10年）保存。

5.4.4.2.1 公司编制的工作简报、杂志、情况反映--30年；

5.4.4.2.2 公司召开的一般工作会议和专业会议纪录----30年；

5.4.4.2.3 公司各部门年度工作总结、计划、考核等材料----30年；

5.4.4.2.4 公司与各单位签订的各种业务合同、协议书、委托书----30年

5.4.4.2.5 上级颁发的属于本机关主管业务需要贯彻执行的文件材料----30年

5.4.4.2.6 公司对外制发的关于一般工作问题的请示、报告等材料----30年；

5.4.4.2.7 下属公司报送的年度工作总结或请示、报告等材料----30年

5.4.4.2.8 公司对下属公司一般来文批复或决定、通知等材料---30年；

5.4.4.2.9 市级以下评先进的、受到警告处分的材料--30年；

5.4.4.2.10 公司协办重大活动产生的文件、新闻报道、照片、录像带、录音、光盘---30年；

5.4.4.2.11 公司党、团、工会一般性的工作情况反映、工作总结等材料---30年；

5.4.4.2.12上级下发的不属于本机关主管业务仅需参阅的一般文件材料----- 10年；

5.4.4.2.13 各部门季度工作计划、总结、报表、一般请示，下属企业季度以下的总结、报告统计报表和一般请示--10年;

5.4.4.2.14公司与酒店、广告公司签订一般的商务住房协议书、合同---- 10年；

5.4.4.2.15 节假日放假通知、一般会议通知、活动通知、安排---- 10年；

5.4.4.2.16 各类培训、办班通知---10年。

会计档案与基建档案的保管期限按照国家规定的《会计档案管理办法》与《基本建设项目档案资料管理暂行规定》实行。

5.4.5 档案的分类：

档案有三大分类方法；年度分类法、机构（问题）分类法 保管期限分类法。我司统一采用年度-保管期限分类法。首先将文件按年度分类，再将同一年度的文件按不同保管期限分类。

5.4.6 归档文件的编号

归档文件的编号就是在每件归档文件首页空白处加盖归档章。归档章包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、件号。

5.4.6.1 全宗号是档案馆给立档单位编制的代号;

5.4.6.2 年度是文件形成年度，一般用以4位阿拉伯数字表示，如2013；

5.4.6.3 保管期限：永久、30年、10年；

5.4.6.4 件号：文件的排列顺序号，文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号共排三个流水号。即永久的从“1”开始编一个流水号，30年的从“1”开始编一个流水号，10年的从“1”开始编一个流水号。

例：

5.4.7 归档文件的编目

归档文件目录编制即编写《档案目录》，一般包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。可以摘取部分信息组成归档文件编目。

例：

5.4.7.1 案卷盒号：年度按流水号排列

5.4.7.2 件号：室编件号。

5.4.7.3 发文字号：一般由机关代字、年度、顺序号组成。

5.4.7.4 文件标题：归档文件的标题。

5.4.7.5 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.4.7.6 日期：文件的形成时间，即文件的落款时间。如20130427

5.4.8 归档文件的装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、及备考表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。

5.4.8.1 档案盒脊背的填写

5.4.8.1.1 档号填写：全宗号按照儋州市档案馆给各单位定的全宗号填写，档案不要求进馆、新成立的单位不填写；年度用4位阿拉伯数字填写；保管期限填写永久、30年或10年；盒号即档案盒的排列顺序号，每年编一个顺序号，档案室可根据需要填写（暂用铅笔填写）。

5.4.8.1.2 案卷题名的填写

一般由“责任者+问题+名称（文种）”构成。

例：

5.5 档案的保管与库房管理

5.5.1 纸质档案放在档案盒或档案袋中避光保存，声像档案封套保存避免刮花，电子档案实时归档，注意信息安全,必须适时生成纸质文件或拷贝光盘.

5.5.2 档案室应特别做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作。
5.5.3 重视档案保管的物质条件，安排档案的专用库房，购置必要的档案设备，不得在库房存放档案无关的物品；

5.5.4 定期对库藏档案进行清点核对，做到账、物相符，对破损的纸制档案，要及时进行修复；

5.5.5 库房要具备防盗、防火、防潮、防尘等安全防范措施及良好通风条件。

5.6 档案的保密制度

5.6.1 档案工作人员必须严格遵守党和国家有关保密工作的规定、制度,遵纪守法，维护党和国家的机密。

5.6.2 档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工作，严格遵守制度。

5.6.3 凡机密档案资料，按“机密”资料处理，不得随意外借和复印。

5.6.4 发现泄密、失密情况，应及时报告领导，查明情况严肃处理。

5.7 档案的借阅

5.7.1 借阅档案履行审批登记手续，填写《档案借阅登记表》，机密档案须部门领导批准方可借阅；

5.7.2 档案原件一般不予外借，特殊情况需部门领导批准；

5.7.3 借阅档案时间不超过两个星期，到期必须归还，如再借应办理手续；

5.7.4 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损档案，不得在档案上涂改、勾画；

5.7.5 借阅档案归还时，必须当面清点清楚，有问题及时反映。

5.8 档案的销毁

5.8.1 档案的销毁要覆行严格的审批手续，不得擅自对档案进行销毁处理；

5.8.2 对保管期限界满的档案或已没有利用价值的档案进行销毁。销毁前要登记造册，提出销毁报告报领导审批，领导审批后，报上级档案主管部门；

5.8.3 销毁档案必须有三个人，在指定的地点，由专人监销，严格执行保密制度。

6  相关文件

无

7  记录

7.1 《档案目录》

7.2 《档案借阅登记表》

4.印章管理办法

1  目的

为加强公司印章的管理，规范印章的使用，特制定本制度。

2  适用范围

本制度适用于集团公司印章的使用与管理。

3  定义

无

4  职责

4.1 集团办公室对集团印章实行统一归口管理，负责集团印章的刻制、发放、收缴，督促检查各部门印章的使用与保管。

4.2 集团公司公章、合同章由集团公司办公室统一保管，集团党支部章由集团党支部指定专人保管，集团工会章由集团工会指定专人保管，部门印章由部门负责人指定专人保管；各部门电子印章须有专人保管并设置权限密码，其他人未经该部门负责人批准不得复制、备份。

4.3 集团各部门印章保管人作为监印人，有权要求用印人严格履行审批登记手续

4.4 印章管理人员要忠于职守，认真负责，按章办事，严守秘密。

4.5 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向集团办公室报告。

5  工作程序

5.1 印章的制作与交接

5.1.1 印章由集团办公室统一制作，各部门因工作需要刻制印章或电子印章，经公司领导批准后由总经办负责刻制。

5.1.2 印章刻好后，集团办公室与用章部门办理交接单, 印章接交人须是印章保管人，如保管人变更(包括电子印章)，原保管人与现保管人在印章保管单位负责人指定的监交人在场情况下填写交接单，并报集团办公室备案。

5.2 用印审批权限

5.2.1 下列情况公司法人章的用印，必须经集团董事长批准同意。

5.2.1.1 需加盖法人章的法人授权委托书；

5.2.1.2 对外签订的重要的合同、协议书；

5.2.1.3 银行存款帐户印鉴卡；

5.2.1.4 其它需加盖法人章的文件；

5.2.1.5 公司下发的决定、决议、任免令、重要通知、批复等文件；

5.2.2 下列情况加盖公司公章、合同章须经集团总经理或总经理授权的副总经理批准。

5.2.2.1 公司向政府机关发送的文件；

5.2.2.2 以公司名义与外单位签订的合同、协议、意向书；

5.2.2.3 公司员工劳动合同、劳动鉴定；

5.2.2.4 对外的申请、报告、函告、承诺书、确认书；

5.2.3 下列一般日常工作文件，经集团分管领导及集团办公室主任共同批准后加盖公司公章。

5.2.3.1 一般性的通知、活动安排、会议通知等材料；

5.2.3.2 因工作业务需要开具的介绍信或员工报考、学习、户口迁移、购房购车等证明；

5.2.3.3 办理公司车辆年检材料；

5.2.3.4 对外的财务及统计报表，上报国税局及地方税务局的各类报表；

5.2.3.5 员工社保缴费业务表；

5.2.3.6 其它一般事务性的文件材料；

5.2.4 集团工会、党支部印章的使用须经集团工会主席、党支部书记批准。

5.2.5 各部门公章的使用须经部门经理批准。

5.2.5.1 各部门向集团报送的文件材料。

5.2.5.2 部门公章对外仅限于本部门职责范围内的业务。

5.2.5.3财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章经财务经理批准即可。

5.3 用印要求

5.3.1 印章原则要求不能外带，确因工作需要需将印章带出用印，必须经集团总经理或集团总办主任批准，由集团派专人携带协助使用，使用完毕后立即交回集团办公室存放。

5.3.2 各部门上报的文件需加盖集团公司公章，须填写《印章使用审批单》，部门领导签字后报集团办公室审批、盖章；

5.3.3 凡以本公司名义发出的文件，经集团公司总经理或副总经理签发同意方可用印，用印后将发文底稿及文件正本一份留下存档；

5.3.4 凡以本公司名义对外签署的合同、协议等文本、必须附有经集团公司总经理签字同意的《合同呈批单》，方可用印。用印后留一份存档；

5.3.5 用印件内容有误或文理不通，打印字迹不清，书写潦划，有涂改，有错别字而产生歧义的，不予用印；

5.3.6 用印人不允许监印人审核用印件内容、监印人可拒绝用印或报领导处理；如用印件确实不宜审核的可报请集团总办主任审核后用印；

5.3.7 有存根的二联介绍信、法人委托书、证件等应在落款和间缝处一并加盖印章；

5.3.8 严禁在空白纸张、空白介绍信、空白证件、空白表格和空白奖状上用印；

5.3.9 盖印要端正，印色要均匀，字迹要清晰。文件落款处盖印要盖在落款单位文字正中，并做到“压年盖月”。凡错盖、多盖的，必须悉数收回，予以销毁。

6  相关文件

无

7  记录

7.1 《印章使用审批单》

5.新闻宣传管理制度

1  目的

为加强儋州文旅集团新闻宣传管理工作，有效整合新闻媒体资源，增强宣传效果，做好集团重大项目、大型活动以及下属企业重要业务活动的宣传报道，实现集团新闻宣传规范化、制度化，特制定新闻宣传管理制度。

2  适用范围

本制度适用于集团公司和各下属企业。实行归口管理、分级实施、整体联动的运作方式。

3  定义

3.1 媒体类型：传统媒体（报刊媒体、户外媒体、广播媒体、电视媒体）及新媒体。

3.2 新媒体：是利用数字技术、网络技术、移动技术，通过互联网、无线通信网、卫星等渠道以及电脑、手机、数字电视机等终端，向用户提供新闻和娱乐服务的传播形态和媒体形态，如门户网站、微博/博客、微信等。

4  职责

4.1 集团办公室是集团新闻宣传归口管理部门；各下属企业、各重点项目部设专职或兼职新闻宣传主管/信息员，在新闻宣传工作上接受集团办公室及集团新闻宣传分管领导的指导、监督和管理，负责本单位或本项目新闻宣传工作的实施。各下属企业总经理要直接分管本单位新闻宣传工作，同时有权组织和核准本单位业务方面（不涉及集团公司）的新闻宣传工作。

集团总部各部门、各下属企业应谨慎对待新闻宣传工作，集团宣传口径由集团新闻宣传分管领导统一把关，有关集团的一切新闻宣传工作须报集团新闻宣传分管领导审核，集团总经理签字批准，并报集团办公室备案。

4.1.1 以集团名义对媒体发布的新闻或涉及到集团公司的宣传资料，须经部门负责人签字（下属企业须经总经理签字确认）后报集团新闻宣传分管领导审核、集团总经理签字批准方可执行；以下属企业名义对媒体发布的不涉及集团公司的宣传资料，须经下属企业总经理审核签字后方可执行，同时需将宣传要点报集团新闻宣传分管领导和集团办公室备案。

4.1.2 未经集团新闻宣传分管领导批准，集团公司工作人员不得就集团公司的业务私自接受采访；未经本单位总经理批准，各下属企业工作人员不得就本单位业务私自接受采访。

4.2 集团新闻宣传分管领导职责：

4.2.1 负责统筹集团新闻宣传的资源和渠道，做好媒体沟通协调工作。

4.2.2 正确把握集团公司政策及各下属企业的事件、热点、难点问题的新闻宣传导向，对集团公司和各下属企业的新闻宣传工作起到前瞻性、指导性作用。

4.2.3 负责集团公司重要会议、重要活动新闻宣传工作的策划及组织。

4.2.4 负责协调各下属企业、重点项目部门的新闻宣传报道。

4.2.5为集团公司的新闻宣传提供必要的经费、物资保障。

4.3集团办公室职责：

4.3.1 督促信息员每天收集与集团相关的新闻资讯，及时向集团新闻宣传分管领导、总经理报告重要信息，并向各相关单位通报有关新闻宣传事件及媒体动向。

4.3.2协助分管领导做好新闻宣传的策划、组织、发布等相关工作，并办理具体经费使用审批事项。

4.3.3对新闻宣传事故及突发的新闻宣传事件做出及时反应，协助集团分管领导组织应急处理。

4.3.4做好新闻报道、新闻图片、音像资料的收集整理、归档保存等方面的管理工作。

4.4新闻宣传主管/信息员职责：

4.4.1每天浏览集团公司及各下属企业门户网站、微博/博客、微信，了解和检查各单位网站、微博/博客、微信使用管理情况，及时确认新闻的真实性与准确性。及时向集团办公室汇报重要新闻信息。

4.4.2在集团办公室及分管领导的指导下，负责涉及集团公司的新闻宣传事件的处理、跟踪、反馈。

4.4.3 在本单位总经理或本项目负责人的直接领导下,处理本单位或本项目的新闻宣传工作，并上报集团办公室备案；向集团办公室、本单位或本项目领导提出新闻宣传工作的意见和建议。

4.4.4做好与本单位或本项目有关的新闻宣传资料的搜集、整理、存档工作。

4.4.5 做好本单位或本项目新闻宣传工作中的对外沟通、协调、联络工作，同时对内的组织、督办、汇报工作。

4.4.6 在集团办公室及分管领导的指导下，做好相关公关、外联工作，协助集团办公室及分管领导处理集团新闻宣传突发事件。

4.4.7 做好本单位或本项目有关新闻宣传工作的经费办理。

4.4.8做好本单位门户网站、新浪官方微博/博客新闻、微信的发布工作，定时浏览微博/博客、微信，及时与观众进行交流互动。

4.4.9  严格审核发布新闻，确保发布新闻的真实、准确。

4.4.10对出现影响公司形象、误导群众舆论的微博/博客、微信等负面内容，要及时向单位领导反馈，明确解决办法，并以积极、正面的方式发布微博/博客、微信对相关事件做出回应。

4.4.11建立快速反应流程及基本答案要点。对于最关键问题，要求在第一时间联系具体负责人，并尽快回复。对于次关键问题，应以微博/博客、微信评论方式回应“收到”，且告知按什么进程处理。对于一般问题，则由信息员及时回复。

4.5 集团公司及各下属企业微信平台管理工作：

4.5.1明确企业官方微信发布和关注的重点，确保各单位每月微信发布或转发不得少于10条, 并确定背景及语言风格；微信发布的信息要求短小精悍、言简意赅。

4.5.2搜索并明确行业相关成功企业（旅游区、餐饮、酒店等）的微信平台，每月固定推送10家企业。

4.5.3各公司微信平台每月发布或转发不得少于10条，各公司总经理、营销分管领导、经营营销口及办公室部门负责人每月发布或转发不得少于5条。

4.6要求集团全体正式员工全部加关注集团微信号（DZWL0898），自觉宣传推广本公司微信号。

5  工作程序

5.1 集团新闻宣传实行新闻事件专题会议、定期工作例会、临时办公会议。

5.1.1 新闻事件专题会议，根据本制度中“5.5新闻宣传事故及突发新闻宣传事件处理规定”内容确定事件级别和参会范围。

5.1.2定期召开营销宣传工作例会，由营销分管领导牵头定期组织，集团及各下属企业负责人、营销分管领导、新闻分管领导、办公室部门负责人、营销口全体人员及其他有关人员参会，研究营销新闻宣传工作。

5.1.3新闻宣传临时办公会，由集团办公室或下属企业总经理提拟，经集团总经理批准召开会议。

5.2 集团公司各部门及下属企业大型活动的新闻宣传，须参照执行以下规定：

5.2.1 正常宣传活动须提前三个工作日向集团办公室递交《新闻宣传申请表》。

5.2.2 提交申请的同时，附上拟刊发的新闻宣传稿件及所需图片资料。图片资料要能够突出、真实地反映宣传内容，并能满足印刷条件。

5.2.3 稿件应是确认稿，须由部门负责人或公司总经理签字确认。

5.3 集团公司及下属企业大型活动的新闻宣传，应遵照以下程序操作：

5.3.1 集团公司负责举办、组织的大型活动，提前一周由集团新闻宣传分管领导召集相关责任部门召开协调会，商定宣传方案，会后由集团办公室拟定宣传计划（包括宣传角度、发言人、相关稿件、宣传步骤、工作分工、费用预算等），上报新闻宣传分管领导审核后，呈送集团总经理批准后组织实施。

5.3.2 各下属企业负责举办、组织的大型活动，提前十天向集团办公室通报活动有关情况并提请召开协调会。会议参加人员为：集团新闻宣传分管领导、办公室负责人、活动举办单位总经理或分管副总经理、相关责任部门工作人员。会后由举办单位根据会议结果草拟宣传计划（包括宣传角度、发言人、相关稿件、宣传步骤、工作分工、费用预算等），报集团办公室及本单位总经理核准后执行。

5.3.3集团公司或下属企业组织、举办大型活动必须将核定后的宣传计划抄报新闻宣传分管领导。

5.4 集团公司各部门及下属企业媒体采访规定：

5.4.1 集团办公室根据公司领导安排及各部门宣传需要填写《采访任务单》，报新闻宣传分管领导审核并联系媒体，《采访任务单》抄报总经理，并将采访结果上报总经理及分管领导。

5.4.2 各部门接到媒体采访需求时，可直接汇报给集团分管领导，由集团分管领导直接或指定专人出面接洽、处理。

5.4.3 下属企业接到媒体采访需求时，应及时汇报给集团分管领导，涉及集团公司的，由集团分管领导直接或指定专人出面接洽、处理；仅涉及本单位的应报本单位总经理批准，并将受访要点上报集团分管领导，经核准后可接受采访，同时报集团办公室备案。

5.4.4 集团公司所有员工在接受采访过程中应严格遵循审核后的采访要点，不得透露未经集团分管领导审核批准的内容。

5.5新闻宣传事故及突发新闻宣传事件处理规定：

5.5.1应急处理程序

事件发生→集团各单位信息员全面收集资料、了解情况，报办公室→将事件情况上报分管领导并提请核定应对措施或提请召开专题会议商议应对措施→将事件情况及应对措施上报集团总经理→集团各单位信息员会同各单位相关部门实施→跟踪实施效果并反馈给公司领导及相关部门。

5.5.2新闻宣传事件实行等级划分，依照影响面的不同分为A、B、C三级。

A级为严重事件，

B级为较大事件，

C级为一般事件。

5.6 因个人原因违反公司新闻宣传管理制度造成不良新闻宣传事故的，或因个人言行不当损害公司对外形象的，应根据事件级别追究相关责任。具体根据事件的情节轻重和影响程度，做如下处理：

5.6.1 造成A级事件的：

给予直接当事人：辞退处理。

给予直属部门领导或直接上级主管：降级，或通报批评并处600-1000元罚款。

给予新闻主管部门领导：通报批评，并处以600-1000元罚款。

5.6.2 造成B级事件的：

给予直接当事人：降级，或通报批评并处以500-800元罚款。

给予直属部门领导或直接上级主管：通报批评，并处以500-800元罚款。

给予新闻主管部门领导：通报批评，并处以500-800元罚款。

5.6.3 造成C级事件的：

给予直接当事人：通报批评，并处以100-300元罚款。

给予直属部门领导或直接上级主管：通报批评，并处以100-300元罚款。

给予新闻主管部门领导：通报批评，并处以100-300元罚款。

6  相关文件

6.1 《新闻收集制度》

《图片收集制度》

7  记录

7.1 《采访任务单》

7.2 《新闻宣传申请表》

6.新闻信息收集细则

1. 目的

为了适应公司发展需要，把握新闻信息舆论导向，完善公司新闻信息舆情监控制度，加强企业对外宣传工作，不断提升企业的知名度、美誉度和影响力，特制定本细则。

2. 适用范围

适用于集团公司及下属企业。

3. 定义

无

4. 职责

4.1各单位（含工程项目部）应指定专职或兼职的信息员负责本单位新闻信息的收集、整理、归档工作。

4.2 集团办公室对各下属企业、各工程项目口的新闻信息收集工作有指导和监督职能。

5.程序

重点从以下四个方面做好集团相关新闻的搜索、收集及处理工作：

5.1搜索词条

l  儋州市文化旅游产业发展有限公司、儋州文旅、文旅集团、市文旅公司

l  旅游专线、中和互通、滨渠绿道慢行系统、滨渠绿道、慢行系统

l  儋州东坡文化旅游区建设有限公司、东坡文化旅游区、东坡书院、中和古镇、儋州故城、东坡塘

l  儋州儋阳公园建设管理有限公司、儋阳楼、儋阳森林公园、儋州书画院

l  儋州文旅公交巴士服务有限公司、文旅公交、儋州公交、兰洋乡镇公交

l  海南西部民间文化艺术传播有限公司、儋州调声、山歌、西部民间艺术

l  儋州国旅假期旅行社有限公司、国旅假期、儋州旅行社

l  儋州新西岸旅游商品开发有限公司、老盐、儋州粽子、儋耳粽、东坡饼、儋

州美食

（备注：根据集团发展需要，以上词条可进行增减，并建立定期例行检查机制，一般为每年一次）

5.2每日定期搜索词条的时间

上午：8:30、11:30

下午：14:30、17:30

（备注：如有特殊的媒体报道事件，可根据实际情况调整时间安排，加强舆情监控，密切监视媒体报道情况）

5.3每日定期收集新闻的方式及要求

1、查阅报纸：海南日报、今日儋州、南国都市报、海南特区报等省内报刊；适当关注集团订阅的其它报刊，查阅有关集团公司及文化旅游方面的报道及评论；

2、搜索网络：利用网络搜索引擎搜索特殊词条，对相关内容进行跟踪、汇总；

3、关注重点网站：南海网（含阳光岛社区）、海南在线（含天涯社区）、儋州在线、人民网海南视窗、新华社海南频道等网站页面，浏览有关集团的媒体报道、评论及网民意见；根据实际需要适当浏览网易、新浪、搜狐、凤凰、中国日报网等相关网站。

4、各单位专职或兼职信息员（含工程项目部）工作日定时上网收索相关词条、及时查阅报纸。重大正面报道信息和所有负面报道信息要在第一时间报各单位负责人、集团办公室主任及集团分管领导；对网络正面报道信息应在集团QQ群公告网页；并如实填写《每日重要信息一览表》，定期（一周一次）向集团报备。

5.4重大活动新闻信息的收集

1、各单位应设立专人负责重大活动（如重点工程项目的启动、落成典礼、儋州

美食节、粽子节、东坡文化节、大型会展、文体活动等）期间的新闻收集工作，根据活动名称、性质等临时增加词条搜索范围；

2、扩大活动词条的搜索范围，尽可能全面搜索相关新闻及视频；

3、拟定活动媒体汇总表（含时间、媒体、报道形式、网站、拟稿人、摄影或摄

像等信息），并编制媒体动态汇编（选取动态新闻汇总）；

4、汇总媒体报道数量，及时反馈相关媒体报道动态，以做好活动期间的媒体宣

传及监控工作。

6.记录

《每日重要信息一览表》

7.图片收集细则

1. 目的

为了适应公司发展需要，完善公司图片资料，加强企业对外宣传工作，不断提升企业的知名度、美誉度和影响力，特制定本细则。

2. 适用范围

适用于集团公司及下属企业。

3. 定义

无

4. 职责

4.1图片信息具有形象、直观、信息量大等特点，是记录企业发展历程的重要形

式，是展示企业风采的重要手段，是宣传工作的重要媒介。各部门、各单位务必

高度重视图片的拍摄、收集和整理工作。

4.2各单位（含各工程项目部）应指定专门的照片收集员，负责本单位有关图片的拍照、收集、整理、归档工作。各单位、各部门有需要协助拍照事项时，应及时知会各单位办公室作出安排；若遇特殊情况（如专门的照片收集员或器材难以提供），现场人员应自行设法完成（如采用具备拍照功能的手机）拍照任务。

4.2 集团办公室对各下属企业、工程项目部的图片收集工作有指导和监督职能。对各单位的拍照工作提供必要的技术支持和器材协助。

5. 程序

5.1照片收集范围：

5.1.1政府领导（国家、省、市领导）莅临集团及项目工地现场的调研、视察等活动；

5.1.2集团（含员工）获得的重大荣誉、重要奖项；

5.1.3集团出现的模范典型、先进事迹，以及具有教育意义或警示作用事件的拍摄记录；

5.1.4集团组织或参加的重要会议、工作调研、宣传推广等活动；

5.1.5集团重大项目的节点性工作会议、工程进度、营销宣传活动；

5.1.6集团的企业文化活动，包括集团党、工、团组织举办或参与的文体活动、

联谊活动、重大赛事、演出、晚会、展览等活动；

5.1.7集团各经营单位的生产场景、营销活动、经营现场的拍摄记录；

5.1.8上级部门对集团公司的考评、检查、验收工作的拍摄记录。

5.1.9集团公司基础设施建设，包括服务设施的改建、扩建和新建内容的照片（注

意保存改建、扩建及维修前后的对比图片）；

5.2图片反映的内容要与客观实际一致，重点反映推进项目建设、加快产业发展、

企业创新改革、精神文明建设等方面取得的成果。

5.3格式要求：

5.3.1重大活动、重要事件等相关照片（用于宣传设计）的要求：12英寸（30.5

×25.4厘米），30MB大小的TIF格式数码文件；

5.3.2一般性记录照片（用于网站建设、行政存档、会议PPT汇报等）的要求：

5英寸（12.7×8.9厘米），15MB大小的JPEG格式数码文件。

5.3.3使用数码相机或手机拍照的，像素不得低于800万。

5.4图片的归档保存要求：

5.4.1归档编码：按照成员企业名称简称拼音的第一个大写字母、日期、相关主题、编号（下一级包含上一级）为记录标准。具体代码如下：

集团总部：JTZB                公交公司：GJGS

东坡公司：DPGS                国旅假期：GLGS

商品公司：SPGS                儋阳公司：DYGS

西部演艺公司：YYGS

其他项目拍摄可以用项目名称简称的汉语拼音的第一个字母大写表述。

如：公交公司2014年4月15日组织车辆招投标会照片可编码成：

一级文件夹名为公司名，“GJGS”

二级文件夹名为年份，“2014”

三级文件夹名为日期及事项，“0415文旅公交车辆招投标会”

四级照片命名为场景名，“001会场全景”

5.4.2刻盘编码：统一使用DVD光盘刻录保存，每年度刻录一次，一式两份，本

公司存留一份，上缴集团一份。光盘上要用油性蓝色麦克笔按照归档编码的规范

要求在光盘背面的正上方横行正楷书写标注。如公交公司2014年收集的照片应

该标注为：GJGS2014ND,如刻有多张光盘应标出编号,即为:GJGS2014ND01、

GJGS2014ND02，依此类推。

5.4.3光盘保存：光盘保存统一使用竖长形一页四面的光盘包保存，并在首页目

录里注明相对应光盘的编码和光盘的第一级至第三级文件名。照片的第四级文件

命名要涵盖“何地、何人、何事”三个方面的要素。

5.5重要活动2天内提交照片数量：30-50张；一般活动5天内提交照片数量：10-20张。

5.6各下属企业（含工程项目部）应指定专门的照片收集员于每季度最后一个工

作日（节假日顺延），将本季度收集的图片通过U盘提交给集团办公室信息员汇

总存档。

5.7集团将在年末进行一次图片收集情况通报会或展评交流活动，表扬先进，总

结经验，改进工作；争取每年汇编一本画册。

5.8设备要求（若各单位相机设备不能达到第5.3条款的要求，可根据实际情况自行选购）

6  相关文件

无

7  记录

无

8.车辆管理办法

1  目的

为了加强车辆的安全管理，确保道路交通运输和人员的安全；加强驾驶员对《中华人民共和国道路交通安全法实施条例》等交通法规普及教育并要求其自觉遵守。

2  适用范围

适用于公司所有行政专用车、公务配车和通勤车

3  定义

集团车辆按用车性质分为：行政专用车、公务配车和通勤车。划分标准为：集团总级（含）以上人员的配车为行政专用车；集团总级以下人员的配车为公务配车；办公室专职司机驾驶的车辆为通勤车。

4  职责

4.1 驾驶员须具备汽车驾驶方面的专业知识，熟练掌握汽车驾驶技术。了解和掌握小汽车常见故障的原因及排除方法；

4.2驾驶员严格遵守交通规定，行车纪律，正确驾驶车辆，确保行车安全。

4.3驾驶员要保管好随车的维修工具和备件，遗失照赔；要严格控制成本，减轻车辆磨损，节约车辆油料及修理费用。

5  工作程序

5.1 行政专用车的管理

5.1.1行政专用车一般由配车人直接驾驶，车钥匙由配车人自行负责保管，停放场所由配车人自行掌握，一般仅用于集团总级（含）以上人员独立使用。

5.1.2集团办公室统一存放集团所有行政专用车的副钥匙并按车牌编号。

5.1.3如遇集团紧急用车，则由集团办公室主任报该行政专用车配车领导同意后可启用该行政专用车，并由执行本次紧急出车的驾驶人严格按派车行驶手续记录此次启用行驶的公里数，在月底结算费用时按该车核定的油耗标准折算后补回。

5.2公务配车的管理

5.2.1公务配车一般由配车人驾驶，专人负责。上班时间公务配车主钥匙由配车人自行保管，但集团办公室负责统一存放所有公务配车的副钥匙并按车牌编号，在上班时间集团办公室负责所有公务配车的统一调配。

5.2.2遇集团用车则按先通勤车出勤、后公务配车出勤的原则由集团办公室车辆总协调人统一调配，当通勤车已全部外派执行公务时，调配车辆应遵循某部门用车先调用该部门配车的原则，如某部门无车可调或配车已调完时，则由集团办公室车辆总协调人根据轻重、缓急、距离远近和集团现存车辆数作统一安排。

5.2.3启用公务配车时，由集团办公室车辆总协调人报该公务配车领导同意后可启用该公务配车。

5.3通勤车的管理

5.3.1通勤车由专职司机驾驶，专人负责，车钥匙由专职司机负责保管，统一停放在指定停车场（农行停车场），特殊情况需临时停放外单位停车场的，需征得办公室后勤主管同意。

5.3.2集团办公室负责统一存放所有通勤车的钥匙并按车牌编号，通勤车由集团办公室统一管理，统一调配。启用通勤车时由集团办公室车辆总协调人根据轻重、缓急、距离远近和集团现存车辆数作统一安排。

5.3.3集团办公室要做好日常用车及应急事件的准备工作，保证日常用车；出发前检查车辆，严禁车辆带病行驶。对灭火器应按规定每年一次送消防队检查，以确保有效。

5.3.4集团办公室要做好车辆、证件年审工作及保险续保工作。建立车辆的维修、保养制度。除特殊情况外，车辆必须在指定地点清洗、加油和维修。车辆维修、保养及更换配件，必须经部门负责人同意才能办理。加油和维修费用由部门每月统一结算付款。需外单位维修、保养的，须经部门负责人同意和批准，否则不予报销。

5.3.5集团办公室要做好车辆、证件年审工作及保险续保工作。用车单位要及时报办道路规费、车辆年审、车辆报停和综合检测等手续，以免延误。

5.4车辆驾驶违章责任

5.4.1集团专职司机或配车人私下借车给他人或让他人驾车，因此造成事故损失，责任全部由司机或配车人承担。

5.4.2因违反交通规则，罚款由司机或配车人全部负责，造成交通事故的，属主要责任（超过51%以上责任者）司机或配车人应负责损失金额的10%。

     因集团司机或配车人操作不当造成损失的，超出保险公司索赔范围的损失金额，应由司机或配车人负责。

5.4.3有违反以上情况的司机或配车人，应自觉将罚款或将有关情况反馈至集团办公室，由集团办公室统一处理。若经查证没有按时上缴罚款或将有关情况反馈至集团办公室，如造成集团损失或不良影响的，办公室将此情况上报集团总经理后酌情扣发司机或配车人的工资。

5.5车辆调度

5.5.1为方便管理、合理调度，集团车辆由集团办公室车辆总协调人统一管理和调度，其他人员不得随意调度用车。

5.5.2在市内用车时，用车单位（人）需提前半天或一天向集团办公室申请用车地点及时间并事先填写好派车单，再由集团办公室根据轻重、缓急、距离远近和集团现存车辆数作统一安排。如需要出市区，应提前1天通知。

5.5.3集团司机以派车单为出车凭据，司机领取《派车申请单》后方能出车。执行任务归队后，须及时向主管汇报执勤情况。

5.5.4若因工作需要，各下属单位向集团调车使用的，必须经过分管领导同意并报办公室备案后，由办公室统一安排用车，但油料耗费由下属单位负责。

5.5.5若集团其他工作人员因私用车，必须经分管领导批准同意并报办公室备案后，由办公室统一安排用车，但油料及相关费用由因私申请用车人负责。

5.6 应急事件处理

5.6.1 行车途中，车辆突发爆胎，应立即减慢车速、轻踏刹车，使车辆安稳地停靠安全地带，进行换胎作业。回公司后，立即检查原因，对轮胎进行修补或更换；

5.6.3 车辆若发生事故，应立即保护现场，设立明显标志，并迅速报警及打求救电话，使事故损失减至最低。事后应如实向领导回报事故发生的经过，时间、地点及原因；

5.6.4 车辆若发生失火，立即采取果断措施，切断电源，用车辆配置的灭火装置进行灭火。如无灭火装置，应就地取材，用沙土或棉织品浸湿后进行灭火。

6  相关文件

无

7  记录

7.1 《派车申请单》

9.车辆燃油费用管理规定

1  目的

提高工作效率，降低车辆购置成本，节约燃油及车辆维修费用。

2  适用范围

适用于公司所有行政用车及私车公用车辆。

3  定义

无。

4  职责

集团办公室负责所有行政用车、私车公用车辆的登记备案、定额控制、统计分析。

5  程序

5.1对企业管理人员配车燃油消耗进行定额控制、按量报销、凭卡加油、按月结算。

5.1.1在对管理人员配车的燃油消耗进行充分摸底认真统计和分析的基础上，在保证公务完成的前提下，对管理人员配车制定燃油消耗定额：

5.1.2 配车的管理人员必须在规定的燃油消耗定额内消耗燃油，超出定额的部分，由个人自行承担，公司不再支付。

5.1.3 公司因公临时调用管理人员车辆须填派车单并做好里程登记，调用期间的燃油消耗由公司根据里程换算成耗油量按月补充定额。

5.2  对私车公用的部门主管级以上人员按职务级别给予一定的燃油补贴：

5.2.1 享受同级别待遇的员工参照同级别标准执行燃油（交通）补贴。

5.2.2 私车公用人员，公司只给予燃油补贴，其他费用一律不予报销。

5.2.3申请燃油补贴的人员须报集团办公室备案，由办公室汇总名单交集团财务部，作为核算依据，并发放油卡。

5.2.4 燃油补贴按月发放。每月30日前由集团办公室申请将下月油补按定额标准充值到油卡。

5.2.5公司给予燃油补贴的人员，出差或请假一个月（含一个月）以上的，公司停发其当月油补。

5.2.6 公司给予燃油补贴的人员，因公外出办事时原则上不再安排公务车辆。

5.2.7公司给予燃油补贴的人员，当月燃油费用超出定额的部分，由个人自行承担，公司不再支付。

5.3  驾驶人如因公要驾车出岛出差、赴外地学习、考察等，需提前1-2日书面通知集团办公室。

5.4  当集团专职司机或配车人发生离职或调动时，由集团办公室核查是否有超量损耗部分的油量费用以及交通违章等罚款，一经查实则由该专职司机或该配车人独自全额承担。

5.5  公司提倡因公外出办事优先选用公司公务车，适当采用私车公用，尽量减少乘坐出租车。

6  相关文件

无

7  记录

   无

10.办公用品管理细则

1  目的

为了有效地控制日常办公事务活动及现场生产中对办公用品的消耗，提高办公用品的利用率，规范废弃办公用品的管理，减少对环境的污染，特制定本细则。

2  适用范围

适用于集团及其下属分公司、子公司对日常办公及现场生产对办公用品的使用及管理。

3  定义

办公用品：公司范围内日常工作所需要的办公设备、文具、纸张、办公耗材及其他印刷制品。

4  职责

各部门按月上报办公用品申购计划，办公室负责采购、验收，并发放到各部门。

5  工作程序

5.1办公用品申购

5.1.1办公用品申购实行费用预算制度，各部门本着实事求是、节约经营成本的原则，严格按照部门办公用品领用额度编制申领计划。

5.1.2办公用品申领流程：每月28日前，各部门文员经报部门负责人审核，向办公室后勤主管申领，办公室主管根据库存情况，填写采购单提交办公室负责人审核→财务部审核→总经理（或总经理指定分管领导）审批→统一采购→提请财务部验收后入库→各部门申取

5.2 办公用品采购

5.2.1为有效完成采购任务，原则上由办公室统一负责实施采购任务。

5.2.2对专业性办公用品的采购，由所需部门协助办公室共同采购。

5.2.3对单价大于500元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务。

5.3办公用品入库

5.3.1办公用品入库前须由财务部出纳进行验收，对于符合规定要求的，由办公室文员登记入库；对不符合要求的，要进行退换货处理。

5.3.2办公用品采购发票由办公室文员签字确认入库后在月底报销。

5.4办公用品领用

5.4.1每月5日前由各部门领取当月办公用品，原则上月中不再领取；若当月需大量领用某类办公用品或遇特殊情况需临时采购办公用品，须填写《采购申请单》后走正常审批程序。

5.4.2新入职员工配发的办公用品由办公室分发，并要列入部门采购额度。

5.4.3公司副总经理以上领导及无分管部门的总字号领导的办公用品由办公室负责申购发放，有分管部门的副总经理的办公用品由其分管部门申购发放。

5.4.4配备打印机、复印机、传真机的部门，打印纸、传真机色带、墨盒及碳粉根据实际使用情况领用，不包含在各部门领用额度之内。

5.4.5各部门领用办公用品须填写《物品领用登记表》，借用办公用品须填写《物品借用登记表》。

5.4.6名片册、计算器、U盘等办公用品由部门经理或指人专人领用并保管。

5.5办公用品管理

5.5.1各部门领用的办公用品由本部门自行保管。

5.5.2严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

5.5.3个人使用的办公用品，因调动或辞职时，须到本部门文员处办理清还手续。

5.5.4办公室有权监督各部门办公用品的保管和使用。办公室每年度参考各部门领用办公用品历史数据，核定各部门申购办公用品的平均额度并制定下发。办公室每月对各部门计划外采购和领用情况进行记录分析，每年度对各部门库存进行两次盘点，根据各部门库存量调整申领额度。

5.5.5公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

5.5.6办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

5.6 办公用品报废

非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，并填写《物品申请报损表》经部门主管批准，到办公室办理报废注销手续。

6  相关文件

7  记录

7.1 《办公用品盘点表》

7.2《采购申请单》

7.3 《物品领用登记表》

7.4 《物品借用登记表》

11.职务消费管理规定

按照财政部、监察部、审计署、国资委《关于印发〈国有企业负责人职务消费行为监督管理暂行办法〉的通知》要求，为了严格规范国有企业负责人职务消费行为，坚决制止与企业经营管理无关的职务消费行为和奢侈消费风气，根据国家有关法律法规的规定，特制定本办法。

一、企业负责人的范围

特指受儋州市国资委进行年薪管理的本企业法定代表人及企业领导班子成员。

二、具体职位

董事长、总经理、党支部书记、副总经理、财务总监、工会主席、总工程师。

三、职务消费项目

企业负责人职务消费是指企业负责人履行工作职责时，发生的由企业承担的消费性支出。具体包括：业务招待费支出、差旅费支出、通信费支出、车辆交通费支出、出国考察费支出等。

四、具体消费标准和方式

（一）业务招待费支出

全体企业负责人：

1、业务招待实行集权管理，所有业务招待必须事前填制业务招待申请单，因特殊原因事前无法填制的，事后必须补办；实际招待费用超出审批权限的，要补办相应的手续。没有业务招待申请单的业务招待费用支出，财务部门不予报销。

2、金额在2,000元（含2,000元）以下的业务招待支出统一由总经理和财务总监联合审批；总经理外出时由其授权的副总经理和财务总监联合审批。

3、金额在2,000元以上的业务招待支出由集团公司总经理和财务总监审批后，报集团公司董事长审批。

4、总经理、财务总监的业务招待费用支出由董事长审批。

5、董事长的业务招待费用支出，由党支部书记和财务总监联合审批。党支部书记外出时，由总经理（或党支部书记）和财务总监联合审批。

具体流程参见集团业务招待费相关规定。

（二）差旅费支出

1、董事长及总经理：

乘坐交通工具、住宿费用、伙食补助费用及其他交通补助均实行实报实销。

2、党支部书记、副总经理、财务总监、工会主席、总工程师：

交通工具：火车软卧、轮船二等舱、飞机经济舱、汽车实报实销。

住宿标准：直辖市、省会城市及特区450元/天、一般地区300元/天。

伙食补助：特区80元/天、一般地区60元/天。

其他交通补助：100元/天。

具体流程参见集团差旅费用报销相关规定。

（三）通信费支出

1、董事长及总经理：实报实销。

2、党支部书记、副总经理、财务总监、工会主席、总工程师：400元/月。

每月10日前凭通信服务商开具的正式发票在规定的标准内据实报销通信费用，超过部分由个人承担，遵循“一人一月一票”的原则，无特殊情况，不得跨月报销。

具体流程参见集团通信费用报销相关规定。

（四）车辆交通费支出

1、董事长及总经理：实报实销。

2、党支部书记、副总经理、财务总监、工会主席、总工程师：3000元/月。

超额部分由个人承担，集团不再支付。因业务需要工地、长途出车，所耗油费另申请补助。

具体流程参见集团车辆燃油费用报销相关规定。

（五）出国费用支出

全体企业负责人因公临时出国费用，参照财政部、外交部《临时出国人员费用开支标准和管理办法》的规定执行。

具体流程参见集团差旅费用报销相关规定。

五、本办法自发布之日起实施，全体企业负责人需严格遵照执行。

12.审批权限管理规定

为规范公司内部权力运行，明确公司领导相关审批权限，依照公司章程及领导分工，经公司董事长办公会研究，制订本规定。

一、本规定适用于文旅集团总部及所有下属全资子公司、控股公司。

二、本规定所指公司领导为下属企业负责人及集团高管，且审批事项指公司经营管理工作，不含工会、党支部工作的审批权限。

三、各下属企业可依照本规定在本企业负责人权限范围内制定细则，进一步明确本企业内部相关层级管理权限，并报集团备案。

四、经营决策事项审批程序与权限（具体见附件：审批权限清单表，下同）。

1、重大经营决策类文件，如年度经营计划与指标、年度项目投融资计划等，填《内部文件呈批单》，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上集团董事长办公会议决策（以下简称上会）。

2、新投资开发经营项目或融资事项（含贷款），填《预算类文件呈批单》，根据计划内外和金额大小，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

3、对外借款、担保、理财事项，填《预算类文件呈批单》，根据金额与时限，事前呈报公司领导审核、审批，均应上会。

4、凡涉及企业合作、改制、兼并、重组以及股权、产权变动事项，填《预算类文件呈批单》，事前呈报公司领导审核、审批，均应上会。

五、项目工程事项审批程序与权限

1、项目及工程招投标、前期外包服务、承发包项目，填《合同审批单》（工程类），根据咨询类、设施设备采购类和工程施工类及金额大小，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

2、项目、工程进度款支出，填《工程进度款审批单》/《付款申请单》，根据类型及金额，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

六、合同管理事项审批程序与权限

1、合同的订立，填《合同审批单》（非工程类），依据合同类别、金额及年限，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

2、合同的履行（指甲方付款），填《付款申请单》，依据金额，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

七、大额资金使用事项审批程序与权限

1、年度费用预算，填《内部文件呈批单》，事前呈报公司领导审核、审批，均应上会。

2、集团内部资金调拨及内部借款事项，填《预算类文件呈批单》，根据金额及时限，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

八、人事管理事项审批程序与权限

1、人员招聘、录用，填《人员录用表》，依计划内外及人员级别，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

2、干部任免，填《干部考核、晋升表》，依编制内外及人员级别，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

3、组织架构调整（含新设、合并、分立、撤销）、员工薪资福利制度调整（含普调）、绩效考核或激励方案、奖惩规定，填《内部文件呈批单》，事前呈报公司领导审核、审批，均应上会。

4、内部人员调动、外派、辞退，个人薪资调整，填《干部考核、晋升表》，依人员级别，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

九、固定资产管理事项审批程序与权限

固定资产购置、出售、转让、内部调拨、报损事项，填写《内部文件呈批单》（涉及他方时填《预算类文件呈批单》），依据金额，事前呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

十、日常费用支出审批程序与权限（不含事前审批程序）

1、法律顾问费、审计评估等支出，节庆活动、营销活动等费用支出，培训费用，填《费用报销单》（附事前已批件），依据金额，呈报公司领导审核、审批。

2、日常经营性支出及行政支出，如预算内的人员工资、水电费、物料消耗、低值易耗品、办公用品审批采购、税金缴纳等日常支出，呈报公司领导审核、审批。

3、业务招待费支出，填《费用报销单》（附事前已根据权限报批的《业务招待申请单》），呈报公司领导审核、审批。

4、日常借款支出，依据金额，填《借款单》呈报公司领导审核、审批。

5、对外捐赠、赞助，依据金额，填《付款申请单》呈报公司领导审核、审批，必要时上会。

十一、本规定自下发之日起实施，由集团董事长办公会授权制定、修改、解释。

附件：儋州文旅审批权限清单